75_bva_zdjęcie.png

CZTERY ZASADY OPTYMALIZACJI KOSZTÓW

 

Prowadzenie przedsiębiorstwa HoReCa sprowadza się do działań na dwóch płaszczyznach tj. zwiększania obrotów i optymalizacji kosztów. Trudna sytuacja, w jakiej znalazła się nasza branża to dobry moment na przeprowadzenie analizy wydatków w prowadzonym przez nas przedsiębiorstwie. Tym bardziej, że część z tych działań podjęliśmy w sytuacji gwałtownego spadku przychodów intuicyjnie. Analiza ta powinna opierać się na czterech zasadach: zasadzie Pareto, zasadzie optymalizacji, zasadzie bezkompromisowości i zasadzie skali.

            Prowadząc analizę wydatków w przedsiębiorstwie częstokroć nie jesteśmy w stanie określić „od czego zacząć” lub marnujemy czas i energię na drobiazgi, których dopilnowanie nie daje nic poza satysfakcją. Z pomocą przychodzi zasada Vilfredo Pareto - wybitnego włoskiego ekonomisty i socjologa: „80/20” - 80% efektów warunkowanych jest przez 20% czynników. Nie ma więc dużego znaczenia większość naszych faktur kosztowych, inaczej niż nieduża grupa tych kluczowych. Najważniejsze to zdefiniować te pozycje i... negocjować, ciąć, rezygnować.

            Proces zmniejszania naszych wydatków musi być przeprowadzony w zgodzie z duchem zasady optymalizacji - granica cięcia kosztów wyznaczana jest przez efekty prowadzonych działań. Wymiana używanych przez nas w toaletach dla Gości dyspenserach białych ręczników papierowych na szare-ekonomiczne, na płaszczyźnie finansowej będzie oszczędnością. Jeżeli jednak prowadzimy miejsce, którego odbiorcy są aspirującą klasą średnią może jednocześnie przyczynić się to do obniżenia przez nich oceny tzw. „doświadczenia restauracyjnego”.

            Zasada bezkompromisowości w kwestii cięcia kosztów, to wyzwanie rzucone samemu sobie i swoim przekonaniom. Najlepszym ćwiczeniem, które może nas wesprzeć jest zebranie wszystkich dokumentów kosztowych z danego miesiąca i danie sobie „Słowa Honoru”, że z każdej faktury uda nam się wypracować jakąś oszczędność - czasem wystarczy jeden telefon do operatora sieci komórkowej, z prośbą o przyznanie większego bezpłatnego limitu danych ponieważ rozważamy inną ofertę. Czasem jeden mejl napisany do banku z prośbą o przygotowanie oferty indywidualnej dla naszej firmy, w której zniesione zostaną opłaty za przelewy. Negocjowanie rabatu złotówkowego bywa trudniejsze, można je zastąpić rabatem wyrażonym w próbkach, towarze lub barterze. Błędem jest akceptowanie jakiejkolwiek wyceny bądź oferty bez upomnienia się o niewielki upust. I choć dla niektórych taka oszczędność wydawać się może sknerstwem w złym guście, albo głupotą niewartą uwagi to pomnożona kilkanaście razy prowadzi do dużych pieniędzy, które zostaną w naszym portfelu.

            Cechą charakterystyczną naszej branży jest stosunkowo duża liczba transakcji o relatywnie niskich wartościach oraz dużego obrotu towarami. Częstokroć rozmawiamy w przypadku HoReCa o gramach i mililitrach - bevcost lemoniady wynosi kilkadziesiąt groszy, zaoferowanie jej naszym pracownikom jako nielimitowanego napoju podczas pracy, to miły gest. Ale dopiero rozpatrywanie tej kwestii w skali roku, oddaje prawdziwy obraz takiego przywileju ( 7 pracowników x 3 lemoniady dziennie x 30 dni w miesiącu x 12 mc w roku x 0,73 gr kosztu surowca = około 5500 zł rocznie!).

            Obecna sytuacja uświadomiła w wielu firmach jak dużo ekstrawaganckich wydatków one ponosiły w czasie gastronomicznej hossy - często były to niewykorzystywane usługi, dodatkowe opcje i pakiety, udogodnienia i naleciałości. Silny wstrząs gospodarczy to dobry moment dla naszych firm, żeby raz na zawsze rozprawić się z tymi kwestiami i porządnie zoptymalizować koszty w naszej firmie.

 

Leszek Szczepaniak

BVA - bon vivant advisory

Doradztwo dla nowoczesnej gastronomii